Kirkkohallitus kehotti jo vuonna 2015 seurakuntia ja seurakuntayhtymiä omaehtoisesti muodostamaan alueellisia keskusrekistereitä kirkonkirjojenpidon hoitamiseksi.
Vuoden 2017 alusta Kokkolan seurakuntayhtymän yhteyteen perustettu Kokkolan aluekeskusrekisteri on yksi Suomen 12 aluekeskusrekisteristä.
Valtakunnallisesti verraten pienenä ja ketteränä yksikkönä se aloitti valtakunnallisten virkatodistusten pilotoimisen marraskuussa 2019.
Kevään aikana Kokkolan aluekeskusrekisterin työntekijöistä suurin osa suoritti teoria- ja näyttökokeet, jotta oikeudet laatia valtakunnallisia virkatodistuksia täyttyivät.
– Sen jälkeen kaikki virkatodistukset, joita on pyydetty alueemme seurakunnissa kuolleesta, seurakuntaan kuuluvasta vainajasta, on laadittu keskitetysti Kokkolan toimipisteessä, Vepsäläinen kertoo.

Kokkolan aluekeskusrekisterissä työskentelee tällä hetkellä viisi henkilöä, jotka kaikki tekevät kirkonkirjojenpidon lisäksi myös muita töitä.
– Osa työajasta kuluu kirkkoherran- tai seurakuntavirastossa erilaisten toimitusten ja tilaisuuksien ajan- ja tilanvarauksissa ja niiden yhteensovittamisessa. Rekisterisihteerit hoitavat asiakaspalvelua ja kohtaavat ihmisiä elämän suurissa tilanteissa. Näiden lisäksi työhön voi kuulua vielä jotain seurakunnallisia työtehtäviä sekä tietosuoja-asioita, Vepsäläinen listaa.
– Aluekeskusrekisterimme on jäsen- ja työntekijämäärältään Suomen pienimpiä aluekeskusrekistereitä. Pienuudesta on hyötyä, koska voimme toimia ketterästi ja joustavasti kuunnellen jäsenseurakuntia ja ottaa pienten jäsenseurakuntien toiveet yksilöllisemmin huomioon, Vepsäläinen vakuuttaa.

Suomessa on aluekeskusrekistereiden lisäksi viisi keskusrekisteriä. Nämä kaikki hoitavat kirkonkirjojenpitoa laajemmalta kuin oman yhtymän tai seurakunnan alueelta. Tällä hetkellä 11 yksikköä laati valtakunnallisia virkatodistuksia.
Manuaalisesti laadittavia virkatodistuksia, jotka sisältävät vainajan tiedot tietyltä elämän ajanjaksolta, voidaan vielä laatia muissa toimipisteissä.
– Näitä tarvitaan silloin, jos vainaja on kuollut sellaisessa seurakunnassa, joka ei vielä kuulu mihinkään aluekeskusrekisteriin, Heli Vepsäläinen tarkentaa.

Kokkolan aluekeskusrekisterin perustamisella alueelle taattiin paikallinen toimija, joka hoitaa Keski-Pohjanmaan alueen seurakuntien kirkonkirjojenpidon.
– Meillä on kahden viikon toimitusaika. Virkatodistustilaus voidaan laatia nopeamminkin, jos työtilanne sen sallii. Tällä hetkellä tilaustilanteemme on hyvä eli jos kuolintieto on järjestelmässä, laadimme virkatodistukset viikossa, Vepsäläinen listaa.
Koska Kokkolan aluekeskusrekisterin oma tilauskanta on pieni, se mahdollistaa kirkkohallituksen antaman pilotointiluvan puitteissa auttaa pitkien toimitusaikojen kanssa kamppailevia muita aluekeskusrekistereitä. – Tänä syksynä olemme tehneet yhteistyötä Espoon aluekeskusrekisterin kanssa ja laatineet heidän jäsenistään valtakunnallisia virkatodistuksia, Vepsäläinen kertoo.
– Espoossa toimitusaika oli yhteistyön alkaessa kolme kuukautta, tällä hetkellä käsittely aika on keskimäärin kolme viikkoa.
– Aiemmin keväällä laadimme Helsingin keskusrekisterin jäsenille valtakunnallisia virkatodistuksia. Helsingin käsittelyaika oli yhteistyömme alkaessa kuusi viikkoa, kesällä Helsingin keskusrekisterin käsittelyaika oli jo lyhentynyt kolmeen viikkoon, Vepsäläinen kertaa.

Kirkonkirjojenpito on kirkossa tehtävää julkista viranomaistyötä, jossa on huomioitava tietosuoja ja tietoturva, kansalaisten yhdenvertaisuus ja yleinen etu. Valtakunnallisten sekä manuaalisesti laadittavien virkatodistusten lisäksi Kokkolan aluekeskusrekisterissä hoidetaan sukututkimuksia.
– Sukututkimusta teemme tuntiveloituksella. Hinta ensimmäiseltä puolelta tunnilta on 45 euroa, ja seuraavat alkavat 30 minuutin jaksot ovat 20 euroa, Vepsälänen kertoo.
– Virkatodistusten ja sukututkimusten viimeisimmät hintatiedot löytyvät nettisivuiltamme. Virkatodistuksista perittävistä maksuista päättää kirkkohallitus.

Artikkeli Kokkolassa on ketterä aluekeskusrekisteri julkaistiin ensimmäisen kerran Lehteri.

Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisteri on aloittanut toimintansa vuoden alussa. Uudistuksen myötä esimerkiksi virkatodistusten saaminen helpottuu. Jatkossa asiakas, joka on asunut useilla paikkakunnilla, voi saada koko virkatodistusketjun yhdestä paikasta.

Aluekeskusrekisteri vastaa Jyväskylän seurakunnan ja 34 muun Lapuan hiippakunnan seurakunnan kirkonkirjojenpidosta.

– Varsinkin pienille seurakunnille muutos on merkittävä, kun palvelut ovat asiakkaille entistä paremmin tarjolla muun muassa aukioloaikojen laajentuessa. Muutos mahdollistaa tasavertaiset palvelut kaikille seurakuntien asiakkaille, Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisterin vt. johtaja Tuomas Palola toteaa.

Aluekeskusrekisterin toiminta käynnistyy vaiheittain, joten vielä toistaiseksi virkatodistukset, sukuselvitykset ja sukututkimukset pyydetään Jyväskylän seurakunnan kirkkoherranvirastosta. Virkatodistusten saamisessa on tällä hetkellä syytä varautua 3–4 viikon viiveeseen.

Aluekeskusrekisterin toiminnot jakautuvat tietojen luovutusta ja rekisteröintiä koskeviin palveluihin. Tietojen luovutus -palvelusta voi tilata muun muassa virkatodistuksen, sukuselvityksen tai sukututkimuksen.

Rekisteröintipalvelussa tehdään muun muassa avioliiton esteiden tutkinta sekä kasteiden, rippikoulujen ja avioliittoon vihkimisten rekisteröinnit.

Aluekeskusrekisterin toiminnan vakiinnuttua Jyväskylän seurakunnan kirkkoherranvirasto vastaa ainoastaan toimitusvarauksista eli kasteeseen, vihkimiseen sekä muistotilaisuuksiin liittyvistä tilavarauksista.

Muutoksen taustalla on kirkkohallituksen linjaus, jonka mukaan kirkonkirjojen pito pitää hoitaa alueellisissa keskusrekistereissä. Kaikkien seurakuntien on liityttävä johonkin aluekeskusrekisteriin vuoden 2022 alussa.

Suomen evankelis-luterilaisten seurakuntien yhteistä jäsentietojärjestelmää Kirjuria on kehitetty yhteistyössä seurakuntien ja kirkkohallituksen kanssa. Tavoitteena on edetä kohti valtakunnallista keskusrekisteriä.

– Valtakunnallinen tietokanta mahdollistaa tulevaisuudessa esimerkiksi sen, että sukuselvitykset pystytään tekemään hyvin pitkälle automatisoidusti, Palola visioi.

Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisteri toimii hajautetusti kolmella paikkakunnalla: Jyväskylässä, Seinäjoella ja Vaasassa. Jokaisessa aluetoimistossa on myös palvelupiste asiakkaille.

Lapuan hiippakunnan aluerekisterikeskus työllistää 20 työntekijää, joista yhdeksän työskentelee Jyväskylässä.

Tiesitkö:

• Lapuan hiippakunnan aluerekisterikeskus aloitti toimintansa 1.1.2020. Toiminta käynnistyy vaiheittain alkuvuoden aikana.
• Toistaiseksi virkatodistukset tulee pyytää Jyväskylän seurakunnan kirkkoherranvirastosta, joka vastaa myös toimitusvarauksiin eli kasteeseen, vihkimiseen ja muistotilaisuuteen liittyvistä tilavarauksista. Muutoksista tiedotetaan Jyväskylän seurakunnan verkkosivuilla.
• Aluerekisterikeskuksesta saa jatkossa mm. virkatodistukset, sukuselvitykset ja -tutkimukset sekä avioliiton esteiden tutkinnan.
• Jyväskylän palvelupiste sijaitsee Tourulassa, osoitteessa Ailakinkatu 17.
• Palvelupiste on avoinna ma–pe klo 9–15:
• Neuvonta: aluekeskusrekisteri.akrlapua@evl.fi, p. 041 730 2588
• Rekisteröintiasiat: rekisterointi.akrlapua@evl.fi, p. 041 730 2589
• Virkatodistukset, sukuselvitykset ja -tutkimukset: luovutus.akrlapua@evl.fi, p. 041 730 2591

Artikkeli Virkatodistukset yhdestä paikasta julkaistiin ensimmäisen kerran Lehteri.

Kouvolan aluekeskusrekisterissä hoidetaan jatkossa Kouvolan seurakuntayhtymään kuuluvien seurakuntien lisäksi Juvan, Kangasniemen, Mikkelin, Parikkalan, Pyhtään ja Sulkavan seurakuntien sekä Lappeenrannan seurakuntayhtymän seurakuntien kirkonkirjojenpito. Kirkkohallitus on linjannut, että vuoden 2022 alusta lukien kirkonkirjojenpidon tehtävien ja väestökirjanpitoon liittyvien toimintojen tulee olla keskitettyinä aluekeskusrekistereiden tehtäviksi.

– Kouvolassa vuoden alusta saa edelleen vastaavan palvelun kuin Kouvolan keskusrekisteristä. Asiakaspalvelupiste palvelee tutussa paikassa Kouvolan seurakuntakeskuksessa Savonkadulla, kertoo Kouvolan seurakuntayhtymän hallintojohtaja Matti Ilmivalta.

– Kouvolan aluekeskusrekisteri palvelee virkatodistus- ja sukuselvityspyynnöissä kaikkia sen jäsenseurakuntia. Teemme tiiviistä yhteistyötä jäsenseurakuntiemme kanssa, jotta uudet palvelut käynnistyisivät sujuvasti, sanoo aluekeskusrekisterin esimies, rekisteripäällikkö Sirpa Sirén.

Aluekeskusrekisterin toiminnot jakautuvat virkatodistus- ja rekisteröintipalveluihin. Virkatodistuspalvelusta voi tilata Elää-todistuksen, sukuselvityksen tai sukututkimuksen. Rekisteröintipalvelusta voi tiedustella kirkollisten toimitusten lomakkeista, kastettavien nimien lainmukaisuudesta sekä kummikelpoisuuden tarkistuksesta.
Vuoden alussa aloittaa myös uusi Toimitusvaraukset-yksikkö, joka hoitaa kirkollisten toimitusten varaukset Kouvolan seurakuntayhtymän seurakunnille sekä asiakaspalvelupisteen hallinnoinnin Kouvolan seurakuntakeskuksessa. Yksikkö hoitaa jatkossa toimitusvarauksiin, eli kasteeseen, vihkimiseen sekä hautaan siunaamiseen, liittyvät tilavaraukset.
– Asiakaspalvelupiste palvelee seurakuntalaisia niin sanotulla yhden luukun periaatteella, Matti Ilmivalta sanoo.

Uudet yhteystiedot Kouvolan aluekeskusrekisteriin tulevat voimaan vuoden 2020 tammikuusta alkaen. Samat palvelunumerot palvelevat kaikkia aluekeskusrekisterin jäsenseurakuntia. Kouvolan aluekeskusrekisteri on avoinna arkisin klo 9-15.

Yhteystiedot 1.1.2020 alkaen:

TOIMITUSVARAUKSET
Kaste- ja vihkivaraukset: 040 522 0672. Ma-pe klo 9-11.
Asiakaspalvelu ja hautaan siunaamisten ajanvaraus: 040 195 2633.
Ma-pe klo 9-12, 13-15.

ALUEKESKUSREKISTERI
aluekeskusrekisteri.kouvola@evl.fi
Virkatodistuspalvelut: 040 195 2599. Ma-to klo 9-15.
virkatodistukset.kouvola@evl.fi
Verkkolomakkeet: kouvolanseurakunnat.fi/aluekeskusrekisteri
Rekisteröintipalvelut: 040 849 2611, 040 7140 554. Ma-pe klo 9-15

Artikkeli Aluekeskusrekisteri aloittaa Kouvolassa julkaistiin ensimmäisen kerran Lehteri.