– Sukuselvitysten toimitusajat ovat tipahtaneet kolmasosaan pahimmista ruuhka-ajoista. Kirkossa on pystytty merkittävästi supistamaan toimitusaikoja viime vuoteen verrattuna, aluekeskusrekisterin johtaja Tuomas Palola kertoo.

Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisterissä sukuselvityksiä joutui enimmillään odottamaan yli 14 viikkoa. Ruuhkautuminen viivästytti muun muassa perunkirjoitusten laatimista.

Tilausten ruuhkautumiseen on vaikuttanut kirkossa pari vuotta sitten toteutetut kolme yhtäaikaista muutosta. Yksi osa uudistusta oli keskittää seurakuntien kirkonkirjojen pito 15 aluekeskusrekisteriin.

Isot muutokset eivät ole toteutuneet kädenkäänteessä.

Nyt sukuselvityksen sisältävän virkatodistuksen saa ”yhdeltä luukulta”. Aiemmin virkatodistus piti tilata erikseen jokaisesta seurakunnasta, johon vainaja oli kuulunut 15 vuotta täytettyään.

– Isot muutokset eivät ole toteutuneet kädenkäänteessä. Uudis­tus on ehdottoman hyvä, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä, Palola korostaa.

Sukuselvitystä tarvitaan yleisimmin perunkirjoitukseen ja kuolinpesän asioiden hoitoon. Suurin osa aluekeskusrekisteriin tulevista tilauksista on sukuselvityksiä. Viiveet toimitusajoissa johtuvat siitä, että pääosa kirkon jäsenten tiedoista on yhä manuaalisessa muodossa, jolloin tietojen etsiminen vie aikaa.

– Tilaus tilaukselta digitaalinen tietokanta kasvaa, mutta se ei tapahdu kovin nopeasti, Palola toteaa.

Palvelun sujuvuuden kannalta on tärkeää, että todistusten tilauk­set tehdään mahdollisimman ajoissa. Sukuselvitystä pyydettäessä on myös hyvä antaa vainajasta kaikki saatavilla oleva informaatio.

– Tämä auttaa tiedon etsimisessä ja nopeuttaa toimitusaikaa, Palola muistuttaa.

Elossaolotodistustilaukset voidaan aluekeskusrekisterissä yleensä käsitellä välittömästi. Kirkkoon kuuluvan kuolinpesän osakkaan ei kuitenkaan enää tarvitse hankkia erillistä niin sanottua elää-todistusta, sillä tieto kaikista elossa olevista osakkaista näkyy automaattisesti vainajan sukuselvityksessä. Erillinen todistus tarvitaan vain kirkkoon kuulumattomista osakkaista.

Paljon tietoa on hankittavissa julkisista lähteistä.

Myös sukututkimusten toimitusaikaa pyritään lyhentämään.

– Tätä varten on palkattu lisää työvoimaa. Tavoitteena on lyhentää toimitusajat siedettäviksi lokakuun loppuun mennessä, Palola sanoo.
Turhien tilausten välttämiseksi sukututkijoita pyritään ohjaamaan heidän itsensä saatavilla olevan tiedon lähteille.

– Paljon tietoa on hankittavissa julkisista lähteistä esimerkiksi Kansallisarkistosta, Suomen Sukututkimusseurasta ja Suomen Sukuhistorialliselta yhdistykseltä. Heidän tietokantojaan kannattaa hyödyntää sukututkimuksessa ensin, Palola huomauttaa.

Suurin osa seurakunnista on jo siirtänyt kirkonkirjojen ylläpidon aluekeskusrekistereille. Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisteriin on viimeisenä liittymässä Soinin seurakunta.

– Tämän jälkeen kaikki hiippakunnan seurakunnat kuuluvat johonkin aluekeskusrekisteriin, Palola kertoo.

Aluekeskusrekistereissä hoidetaan seurakuntalaisia koskevat avioliiton esteiden tutkinnat sekä virkatodistus-, sukuselvitys- ja sukututkimustilaukset.

Artikkeli Sukuselvityksen saa aiempaa nopeammin julkaistiin ensimmäisen kerran Lehteri.